Assistant.e.s administratif.ve.s pour le programme des langues du monde

Fondée en 1924, l'Ecole Internationale de Genève (l'Ecolint) accueille 4'500 élèves âgés de 3 à 18 ans représentant plus de 130 nationalités. Nos 1'250 collaboratrices et collaborateurs provenant du monde entier se répartissent sur nos trois campus (La Grande Boissière et le Campus des Nations à Genève, La Châtaigneraie sur le canton de Vaud).

Au sein de nos 7 écoles, nos élèves bénéficient d'un enseignement international et d'un encadrement bilingue de très haute qualité.

Pour remplir notre mission d'« Eduquer les élèves à être des citoyens du monde ayant la le courage et la capacité de créer ensemble un lendemain juste et joyeux », chaque membre du personnel peut s'appuyer sur nos cent ans d'expérience, notre volonté constante d'innover, ainsi que nos fortes valeurs humanitaires. Grâce à notre Institut Ecolint, nous nous engageons à proposer à notre personnel d'excellentes opportunités de formation.

Place

Foundation

Contrat
Part-time
Début dès
Dès que possible
Limite candidature

Assistant.e.s administratif.ve.s pour le programme des langues du monde 

Temps partiel – 20 heures sur 40 semaines (sur les trois campus)

 

 

Responsabilités

Soutenir la structure organisationnelle

  • Soutenir le responsable de la Fondation du Programme de langues du monde
  • Assurer le suivi et le contrôle des présences/absences du personnel et des étudiants
  • Coordonner les présences et les inscriptions aux activités extra-scolaires du Programme de langues du monde (WLP)
  • Gérer la correspondance (lettres, e-mails, etc.) du Programme de langues du monde
  • Maintenir à jour les données en ligne relatives aux activités extra-scolaires
  • Aider à la création des plannings et à la réservation des salles
  • Contribuer à la planification du Programme de langues du monde pour l’année suivante
  • Assister à la coordination des examens (par ex. DELF, etc.), vérification des inscriptions et des enseignants
  • Mettre à jour la liste des enseignants remplaçants dans la base de données pour assurer la couverture des absences
  • Commander du matériel pour le département et assurer le suivi des commandes
  • Effectuer toutes tâches administratives ponctuelles (traitement de texte, création de tableaux, présentations)
  • Participer à des projets tels que les célébrations et « portes ouvertes » du Programme de langues du monde
  • Fournir régulièrement un retour d’informations au responsable de la Fondation du Programme de langues du monde
  • Fournir du contenu pour la promotion éventuelle du programme sur les réseaux sociaux

 

Apporter un soutien et une orientation aux étudiants

  • Être accessible et disponible pour soutenir les étudiants dans le besoin grâce à une personnalité bienveillante
  • Participer à l’admission des étudiants si nécessaire (création et mise à jour des données étudiantes)
  • Intervenir directement auprès des étudiants, des parents et des enseignants pour prévenir les incidents et vérifier les anomalies (ex. : données de fiches d’urgence manquantes)
  • Ajouter les évaluations d’élèves
  • Créer des attestations et certificats de scolarité
  • Participer à l’élaboration des emplois du temps

 

Assurer un suivi technologique à jour et fonctionnel

  • Publier et mettre à jour la plateforme d’inscription aux activités extra-scolaires

 

Exigences attendues des candidats

  • Diplôme d'études supérieures/techniques dans un domaine pertinent
  • Entre 2 et 4 ans d'expérience professionnelle en tant qu'assistant administratif
  • Bilingue français/anglais, autres langues un atout
  • Personnalité attentionnée qui aime travailler avec les jeunes adultes
  • Bon esprit d'équipe et capacité d'écoute active
  • Flexibilité et adaptabilité
  • Solides compétences en TIC (environnement Google)
  • Excellentes compétences organisationnelles afin d'augmenter la performance du département
  • Capable de travailler de manière autonome, de réviser le travail et de fournir des commentaires
  • Auto-réfléxion et capacité à résoudre des problèmes complexes
  • Expérience en soutien au budget et à la comptabilité
  • Expérience antérieure dans une école de l’IB, un atout

 

Les candidats sont priés de postuler en ligne en joignant leur CV, trois références (dont l'une doit provenir de leur employeur actuel ou le plus récent, qui peut être contacté si le candidat est sélectionné pour un entretien) et une lettre de motivation. La candidature doit être adressée à M. Jamie Williams, Responsable des Admissions et ECA, Ecole Internationale de Genève,  avant le 25 août 2025 en mentionnant le numéro de référence 500 009.

A noter

L'Ecole Internationale de Genève met en valeur et encourage la diversité au sein de son personnel. De ce fait, nous sollicitons les candidatures de candidats aux parcours et expériences variés. L'Ecole s'engage très sérieusement à protéger et à promouvoir le bien-être des enfants. Pour toute candidature sélectionnée, des contrôles rigoureux de bonne conduite et de protection de l'enfance adaptés au poste seront effectués. Ces contrôles incluent des vérifications préalables auprès des anciens employeurs et des autorités.