Assistant.e administratif.ve
Fondée en 1924, l'Ecole Internationale de Genève (l'Ecolint) accueille 4'500 élèves âgés de 3 à 18 ans représentant plus de 130 nationalités. Nos 1'250 collaboratrices et collaborateurs provenant du monde entier se répartissent sur nos trois campus (La Grande Boissière et le Campus des Nations à Genève, La Châtaigneraie sur le canton de Vaud).
Au sein de nos 7 écoles, nos élèves bénéficient d'un enseignement international et d'un encadrement bilingue de très haute qualité.
Pour remplir notre mission d'« Eduquer les élèves à être des citoyens du monde ayant la le courage et la capacité de créer ensemble un lendemain juste et joyeux », chaque membre du personnel peut s'appuyer sur nos cent ans d'expérience, notre volonté constante d'innover, ainsi que nos fortes valeurs humanitaires. Grâce à notre Institut Ecolint, nous nous engageons à proposer à notre personnel d'excellentes opportunités de formation.
Le campus de La Châtaigneraie est situé au cœur des pittoresques fermes et villages vallonnés de Founex, surplombant le lac Léman, non loin de la ville. Composé de bâtiments historiques et modernes, le campus est divisé en une école primaire et une école secondaire, accueillant au total environ 1 600 élèves. Nous sommes fiers d'être une école du monde du Baccalauréat International et d'offrir à nos élèves la possibilité d'obtenir la Maturité suisse. Nos programmes s'appuient sur le « Profil de l'apprenant » de l'IB, un ensemble d'idéaux qui inspirent, motivent et orientent le travail de l'établissement et aident les élèves à devenir des citoyens du monde plus réfléchis, plus responsables, plus responsables et plus bienveillants. Encourager ces qualités est au cœur de toutes nos actions. Notre équipe pédagogique internationale s'engage à soutenir et à célébrer la diversité de nos élèves.
La Châtaigneraie (Secondary)
ASSISTANT.E ADMINISTRATIF.VE
40 heures / 36 semaines par an.
Objectif du poste
Travailler sur tous les aspects administratifs du bureau administratif de l'école secondaire.
Responsabilités
Soutenir la structure organisationnelle
- Gestion des absences des étudiants
- Gestion des remplacements des enseignants
- Assister le gestionnaire du bureau de l'école dans ses tâches excédentaires
- Aider à l'organisation des voyages
- Gérer la correspondance (lettres, e-mails, etc.) de l'école
- Aider à la gestion des dossiers d'admission des élèves
- Assurer la réservation des salles et la logistique selon les besoins (y compris l'installation, la commande de rafraîchissements, etc.)
- Commander du matériel pour le département et assurer le suivi des commandes
- Effectuer toutes les tâches administratives ad hoc (traitement de texte, création de feuilles de calcul, présentations).
- Proposer une visite de l’établissement une fois par semaine aux potentiels parents
Orienter et soutenir les élèves
- Être accessible et disponible pour soutenir les élèves dans le besoin grâce à une personnalité bienveillante
- Participer à l’admission des élèves si nécessaire (création et mise à jour des dossiers des élèves).
- Intervenir directement auprès des élèves, des parents et des enseignants afin de prévenir les incidents et de détecter les anomalies (par exemple, données manquantes sur les cartes d'urgence).
- Créer des dossiers électroniques pour tous les nouveaux élèves et les tenir à jour, en y ajoutant des bulletins scolaires et autres rapports complémentaires.
- Créer des attestations et certificats d'inscription.
- Gérer les emplois du temps.
Veiller à la mise à jour et au bon fonctionnement des technologies.
- Publier et mettre à jour les calendriers scolaires, en interne et en externe.
Soutenir la gestion des communications et le développement des relations.
- Aider à l'organisation des événements scolaires : réunions parents-professeurs, cérémonies de remise des diplômes, journées pédagogiques, etc.
Exigences attendues des candidats
- Baccalauréat ou équivalent.
- Entre 2 et 4 ans d'expérience professionnelle en tant qu'assistant administratif.
- Bilingue français/anglais. Autres langues un atout.
- Personnalité attentionnée et aimant travailler avec les jeunes adultes.
- Aptitudes pour le travail d'équipe et l'écoute active.
- Flexibilité et adaptabilité
- Solides compétences informatiques (environnement Google)
- Excellentes compétences organisationnelles pour accroître la performance du service
- Capacité à travailler de manière autonome, à évaluer le travail et à fournir un retour d'information
- Capacité à réfléchir et à résoudre des problèmes complexes
- Expérience en soutien budgétaire et comptable
- Une expérience antérieure dans un établissement scolaire de l'IB est un atout
Les candidats sont priés de postuler en ligne en joignant leur CV, trois références professionnelles de leurs responsables, dont l'une doit être leur employeur actuel ou le plus récent, qui pourront être mentionnées lors de l'entretien, ainsi qu'une lettre de motivation. La candidature doit être adressée à Mme Soraya Sayed Hassen, École internationale de Genève, Campus de La Châtaigneraie, avant le 27 juin 2025, en mentionnant la référence 200 003.
A noter
L'Ecole Internationale de Genève met en valeur et encourage la diversité au sein de son personnel. De ce fait, nous sollicitons les candidatures de candidats aux parcours et expériences variés. L'Ecole s'engage très sérieusement à protéger et à promouvoir le bien-être des enfants. Pour toute candidature sélectionnée, des contrôles rigoureux de bonne conduite et de protection de l'enfance adaptés au poste seront effectués. Ces contrôles incluent des vérifications préalables auprès des anciens employeurs et des autorités.