Mission temporaire - 6 mois

Temps partiel – 20 heures (poste à 50 %).

Responsabilités

Soutenir la structure organisationnelle

• Gestion des absences des élèves
• Gestion des remplacements des enseignants
• Fichiers de présence et de gestion
• Aider au travail supplémentaire du secrétariat et des directeurs de l’École de musique
• Aider à l’organisation des répétitions et des concerts
• Gérer la correspondance (courriers, courriels, etc.) de l’École de musique
• Gérer les données extrascolaires en ligne
• Assurer la réservation des salles et la logistique selon les besoins (installation, commande de rafraîchissements pour l’orchestre, etc.)
• Commander le matériel pour le département et suivre les commandes
• Effectuer toutes tâches administratives ponctuelles (traitement de texte, création de tableurs, présentations)
• Être disponible pour les répétitions du week-end et les concerts en soirée

Orienter et soutenir les élèves

• Être accessible et disponible pour soutenir les élèves dans le besoin grâce à une personnalité bienveillante
• Participer à l’admission des élèves si nécessaire (création et mise à jour des données des élèves).
• Intervenir directement auprès des élèves, des parents et des enseignants afin de prévenir les incidents et de détecter les anomalies (par exemple, données manquantes sur les cartes d'urgence).
• Créer les dossiers électroniques de tous les nouveaux élèves et les tenir à jour, en y ajoutant les bulletins scolaires et autres rapports complémentaires.
• Créer les attestations et certificats d'inscription.
• Gérer les emplois du temps.

Assurer la mise à jour et le bon fonctionnement des technologies.

• Publier et mettre à jour les calendriers scolaires, en interne et en externe.

Soutenir la gestion des communications et le développement des relations.

• Contribuer à l'organisation des événements scolaires : réunions parents-professeurs, cérémonies de remise des diplômes, journées pédagogiques, etc.

Exigences attendues des candidats

• Diplôme d'études supérieures ou technique dans un domaine pertinent.
• Entre 2 et 4 ans d'expérience professionnelle en tant qu'adjoint administratif.
• Bilingue français/anglais. Autres langues un atout.
• Personnalité attentionnée et aimant travailler avec les jeunes adultes.
• Aptitudes pour le travail d'équipe et l'écoute active. Flexibilité et adaptabilité
• Solides compétences informatiques (environnement Google Suite)
• Excellentes compétences organisationnelles pour accroître la performance du service
• Capacité à travailler de manière autonome, à évaluer le travail et à fournir un retour d'information
• Capacité à réfléchir et à résoudre des problèmes complexes
• Expérience en soutien budgétaire et comptable
• Une expérience préalable dans un établissement scolaire de l'IB est un atout

Les candidats sont priés de postuler en ligne en envoyant leur CV et une lettre de motivation à jour à l'attention de Mme Mary Eileen Marie, École internationale de Genève, Fondation, avant le 4 juin 2025, en mentionnant la référence 100 004.