Secrétaire au Centre des arts - 30%

Fondée en 1924, la Fondation de l'Ecole internationale de Genève, communément appelée Ecolint, forme 4500 élèves âgés de 3 à 18 ans et représentant plus de 130 nationalités. Chacune de nos huit écoles se consacre au développement de sept compétences globales, qui préparent pour l'avenir : nous développons l'apprentissage tout au long de la vie, l'autonomie, la capacité à interagir avec le monde, avec les autres en harmonie avec les ressources disponibles, afin de développer une pensée transdisciplinaire et multilingue. Par ce biais, nous menons notre mission, qui est d'éduquer les élèves à être des citoyens du monde ayant la capacité et le courage de créer ensemble un lendemain juste et joyeux. L'Ecolint est fondée sur de solides valeurs humanitaires et est fière de sa longue histoire d'innovation pédagogique, notamment la création du modèle basée sur le système de l’Organisation des Nations Unies et du Baccalauréat international. Nous comptons environ 1250 employés représentant plus de 60 nationalités, réunis en un seul noyau de professionnels dynamiques, engagés dans notre mission. Le Campus de La Grande Boissière (LGB) est situé au centre de Genève et allie des bâtiments du 18e siècle à des installations STEM et artistiques de pointe. Ce campus bilingue (français et anglais) accueille près de 1 900 élèves dans les écoles primaire, moyenne et secondaire. Notre programme unique d'apprentissage universel, conçu en collaboration avec le Bureau international d'éducation de l'UNESCO, vise à ancrer l'apprentissage dans une compréhension conceptuelle approfondie et l'évaluation des compétences globales de l'Ecolint, afin de garantir que le résultat de l'apprentissage ait un impact social positif.
Information
LocationLa Grande Boissière
Application closing date17/12/2021
Starting Date01/01/2022
ContractPart-time

Pour compléter notre équipe, nous recherchons un/e:

Secrétaire au Centre des arts - 30%
Temps partiel – 12  Heure(s)

Responsabilités

  • Assister la Coordinatrice générale dans les aspects administratifs du Centre des arts.
  • Procéder, suivre et finaliser la facturation des services internes et externes et assister la Coordinatrice générale dans le contrôle budgétaire.
  • Gérer l'agenda du Coordinatrice générale et organiser les voyages, les réunions et séminaires, etc.
  • Traiter la correspondance (courriers, emails, etc.) de l’unité ainsi que la gestion des appels téléphoniques.
  • Procéder, suivre, réceptionner les commandes au Printshop selon les directives de la Coordinatrice générale.
  • Co-gérer avec la Coordinatrice générale les plannings, logiciels de réservation de salles.
  • Communiquer avec les départements administratifs (Comptabilité, RH, ICT, etc.) dans le cadre des différents processus.
  • Adresser via le cockpit RH, les heures à payer des remplacements et des personnes intervenant ponctuellement.
  • Préparer les devis et contrats concernant les demandes de locations, coproductions et contrat de cession ou de production artistique.
  • Suivi administratif du Cercle des Amis du Centre des arts (rapport, invitations, communication email et courriers, etc).
  • Archivage et classement.

 

Exigences des candidats

  • Diplôme école de commerce ou équivalent
  • 3 ans d'expérience dans un poste similaire
  • Esprit d'équipe, aisance relationnelle
  • Diplomatie, autonomie
  • Organisation, capacités rédactionnelles
  • Bonne présentation, résistance au stress
  • Maîtrise des logiciels de bureautique (Windows, Google Drive, Powerpoint, etc)
  • Français et anglais courant, une autre langue serait un plus

Les candidats sont priés de postuler en ligne avec CV , trois références dont l’une d’entre elles est de l’employeur actuel ou le plus récent, qui pourront être contactées en cas d’interview et une lettre de motivation à l’attention de Isabelle Muller, Ecole Internationale de Genève, Campus de La Grande Boissière d’ici au 17 décembre 2021 mentionnant le numéro de référence 300 215.

 

Postulez en ligne

L'Ecole Internationale de Genève met en valeur et encourage la diversité au sein de ses collaborateurs. De ce fait, nous sollicitons les candidatures de candidats aux parcours et expériences variés.

L'École s'engage très sérieusement à protéger et à promouvoir le bien-être des enfants. Tout candidat sélectionné sera soumis à des contrôles rigoureux de bonne conduite et protection de l'enfance adapté à leur poste, y compris des vérifications préalables auprès de leurs anciens employeurs et des autorités.